Gestión Documental

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 Cada documento tiene su formato

El uso adecuado de los formatos institucionales permite fortalecer la organización, uniformidad, trazabilidad y gestión de la información institucional.

Cuando elabores comunicaciones internas o externas, verifica que estés utilizando el formato institucional correspondiente, descargando siempre la versión actualizada desde Gestión de Procesos en el aplicativo G+. Diligencia correctamente la información y conserva la estructura establecida.

 Comunicación externa

 Formato Carta Comercial – GD-FR-016

Las comunicaciones dirigidas a destinatarios externos deben elaborarse en el formato institucional vigente.

 Ten en cuenta:

• Conserva la estructura establecida en el formato.

• Verifica que el documento contenga la fecha de elaboración.

• En documentos físicos, incluye la firma manuscrita correspondiente.

• En comunicaciones enviadas de manera electrónica, utiliza la firma digital establecida para este tipo de documentos.

 Comunicaciones internas

 Cuando necesites realizar una comunicación o trámite entre dependencias u oficinas realízalo con tu usuario desde el sistema G+. No es necesario llevar el documento a Gestión Documental para que allí realicen la radicación.

Antes de diligenciar cualquier formato, verifica y descarga la versión vigente desde Gestión de Procesos en el aplicativo G+.

 Formatos institucionales:

• Memorando: GD-FR-001
• Cancelación de CDP y RP: GF-FR-022
• Formato de vacaciones: TH-FR-050
• Solicitud de permisos remunerados: TH-FR-031
• Comisión de Servicios o Estudio: TH-FR-039
• Interrupción de vacaciones: TH-FR-050

 Recuerda:

1. Utiliza el formato correspondiente.
2. Descarga siempre la versión vigente desde G+.
3. Diligencia correctamente la información.
4. Conserva la estructura establecida.
5. Verifica que el documento esté debidamente firmado.
6. Revisa que la fecha esté actualizada.
7. Radica directamente desde tu dependencia.
8. Envía el documento a la dependencia destinataria.

 Estudiantes y personal externo

Los requerimientos o solicitudes presentados por estudiantes y personal externo deben realizarse en un documento de Word, sin membrete y sin utilizar formatos internos de la institución.

¡Recuerda!

Cada documento tiene su formato y cada formato tiene su propósito.