Cultivando la Excelencia – Julio de 2023

Trimestre 2 de 2023

Inspecciones de Calidad

Las inspecciones son fundamentales para mantener la calidad en los servicios y sus tiempos de respuesta en cada uno de los procesos. Desde el año 2022, el proceso Gestión de la Calidad desarrolla inspecciones con el objetivo de establecer acciones de mejoramiento.

Principales logros obtenidos:

– Creación de controles y concientización de la importancia de prestar un servicio con calidad
– Documentación de actividades de los servicios prestados
– Organización de la Información y sus registros
– Orden en el espacio físico

Los procesos inspeccionados a la fecha son: Tecnología y Medios Audiovisuales, Centro de Lenguas y Talento Humano.

Para llevar a cabo estas actividades contamos con el procedimiento GC-PR-017 Inspecciones de Calidad, en el cual se detallan los pasos a seguir: 

Por una U Cero Papel

La deforestación y sus efectos nos hacen un llamado a cambiar la forma de realizar nuestras actividades, revisa cómo desde tu proceso puedes contribuir a disminuir su consumo.

¿Qué podemos hacer para disminuir el consumo de papel? Conoce los lineamientos contenidos en la Política de Austeridad en el Gasto Público (Acuerdo No.02 de 2017):

– Racionaliza las fotocopias e impresiones, procura que sea en escala de grises y por ambas caras.
– Imprime en papel reciclable los documentos no definitivos.
– Solo imprima información que sea estrictamente necesaria, haga uso de los medios magnéticos.
– Las hojas con membrete pre-impresas solo se utilizarán para comunicaciones externas. Para las comunicaciones internas, haga uso de las plantillas institucionales diseñadas desde Comunicaciones y vinculadas al sistema de Calidad.
– Utiliza la mesa de ayuda Plannea para solicitar los servicios de los procesos: Comunicación y Mercadeo, Infraestructura y Tecnología e informática.

¡Contamos con tu apoyo!

Importancia de las auditorías internas y externas de un Sistema de Gestión

Las auditorías son ejercicios de mejoramiento que las organizaciones realizan para fortalecer su desempeño y lograr la satisfacción del cliente y las partes interesadas.

Sirven para asegurar que el Sistema de Gestión Integrado es conveniente, eficaz y se documenta para obtener evidencias, evaluarlas de manera objetiva y para implementar acciones correctivas y preventivas.

Conoce más sobre auditorías:

Preparación y ejecución de las auditorías internas. Procedimiento GC-PR-001:

Conoce tus roles, responsabilidades y autoridad frente al sistema de Gestión Integrado

Es importante que todos los servidores públicos conozcan los niveles de autoridad y responsabilidad en los diferentes roles dentro de la institución, esto le permite dirigir y ejecutar las actividades conformes a la misión de su proceso.

Conoce más sobre tus roles, responsabilidades y autoridad frente al Sistema de Gestión Integrado

Instructivo TH-IT-004 Roles, responsabilidades y autoridad del Sistema de Gestión Integrado:

Participa de nuestro reto «Cultivando la Excelencia«

Participa y sé una de las primeras 5 personas en enviarnos las respuestas al correo: profesional.calidad@colmayor.edu.co y reclama un obsequio.

1. ¿Cómo podemos aportar para disminuir el consumo de papel?
a. Racionalizar las fotocopias e impresiones, procurar que sea en escala de grises y por ambas caras
b. Imprimir sólo la información que sea estrictamente necesaria, haga uso de los medios magnéticos
c. A y B son correctos

2. Las auditorías son:
a. Un ejercicio de mejoramiento
b. Una exigencia del Ministerio de Educación
c. Una forma de sancionar los procesos

3. Las inspecciones que se han realizado a los procesos de la institución, son:
a. Tecnología y Medios Audiovisuales, Centro de Lenguas y Talento Humano
b. Centro de Lenguas y Talento Humano
c. Tecnología y Medios Audiovisuales y Talento Humano

4. ¿Cuáles son los niveles de Roles, Responsabilidades y Autoridad del Sistema de Gestión Integrado? 
a. Estratégico, Táctico, Operativo
b. Autoridad, Responsabilidad
c. Líderes, Procesos, Subprocesos, Decanos de Facultades.