El docente cuenta con 5 días hábiles antes de la salida académica para enviar a Admisiones al correo electrónico auxadmisiones2@colmayor.edu.co con copia a la coordinación académica y al decano de la facultad la información y así poder emitir la póliza estudiantil.
Cuando haya finalizado la salida académica el docente debe hacer el informe final y enviarlo a la respectiva facultad. Este informe se hace con el formato INFORME FINAL DE SALIDA ACADÉMICA DC-FR-054.