Implementación efectiva de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Sistema de gestión integrado junio 15, 2017.

En la actualidad muchas empresas no se encargan de realizar acciones correctivas eficientes, solo solucionan momentáneamente las no conformidades o incumplimientos ante cualquier expectativa, generando fallas en su sistema de gestión, esto se presenta por desconocimiento de la importancia y los múltiples beneficios que genera la implementación de las acciones correctivas.

Omitir las acciones afecta de manera considerable la gestión que se lleve a cabo; considerándose un factor clave en las organizaciones encaminadas en el proceso de mejora continua, pues los estándares internacionales y los usuarios exigen de las mismas siempre lo mejor; es ahí cuando se hace necesario implementar acciones que ante cualquier incumplimiento de alguna expectativa, se promueva la eliminación de sus causas y ante todo que no vuelvan a repetirse.

La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia esta desde el año 2011 certificada en el sistema de Gestión de la calidad bajo la norma NTC GP 1000:2009, y ha ido alcanzando madurez en estos años de implementación, superando las dificultades que se puedan presentar.

A medida que la Institución ha ido creciendo en número de personas y en procesos o cambio en la normatividad, se ha ido actualizando el Sistema de Gestión de la Calidad. En la actualidad la Institución muestra la necesidad de integrar la gestión de la parte académica con la administrativa, lo que pone a sus líderes en pro de un proyecto que armonice dichos temas y que obligara a realizar cambios estratégicos no solo en el Sistema de Gestión de la Calidad sino del SGI.

El análisis interno muestra que a pesar de la rotación del personal por el tipo de contratación por prestación de servicios, el Sistema se mantiene y se evidencia una gran utilización de este y que aún falta apropiación por parte de algunas personas en lo relacionado con su proceso, debido a la falta de compromiso.

Otra debilidad que muestra el personal de la Institución es la familiarización con la medición y los resultados de estas para la toma de decisión.

El reto para la Alta Dirección y el equipo de trabajo que lidera el SGC es establecer estrategias que permitan subsanar estas dificultades.

Con el fin de responder a las necesidades que actualmente nos exige el Sistema de Gestión y de fortalecer las debilidades identificadas, compartimos en este documento, algunas definiciones y aspectos claves para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora efectivas para el mejoramiento continuo del sistema de Gestión de la calidad y aumento de la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño de la Institución.

DEFINICIONES:

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causas de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Puede haber más de una causa para una no conformidad. La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse.

Acción preventiva:Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación no deseable.

Puede haber más de una causa para una no conformidad. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

IMPORTANCIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

Contar con servicios de Calidad.
Procesos definidos y controlados.
Mayor confianza y credibilidad en la organización.
Personal competente.
Disminución de ausencias por lesiones y enfermedades.
Preservación y protección del medio ambiente.

ETAPAS PARA EL PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS.

a. Identificar la No conformidad real o potencial.
b. Analizar las causas.
c. Definir la corrección (Para las acciones correctivas)
d. Definir el plan de acción (Actividades para eliminar las causas)
e. Ejecutar las acciones.
f. Verificar el cumplimiento del plan de acción y la Eficacia.

FUENTES PARA EL LEVANTAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EN LA INSTITUCIÓN.

La identificación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora se da por los siguientes medios:

Del seguimiento a la ejecución del Plan de Desarrollo.
De la revisión y actualización del Mapa de Riesgos Institucional.
Del estudio de las diferentes PQRSF (Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones) presentadas por los clientes y los diferentes grupos de interés.
De las revisiones por la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión.
De los hallazgos encontrados en las auditorías internas y externas.
De las reuniones de los diferentes Consejos y Comités de la Institución.
Producto del Seguimiento y medición de los procesos y los controles operacionales.
Del Control del Servicio No Conforme.
De la medición de la Satisfacción del Cliente.
Identificación y análisis de los aspectos e impactos ambientales significativos.
Reporte y análisis de incidentes y accidentes.
Investigación de emergencias.

POSIBLES SITUACIONES QUE GENERAN DESVIACIONES.

Entrenamiento: No sabe cómo se hace.
Concientización: No conoce la importancia y las consecuencias.
Competencias: No tiene los conocimientos y habilidades.
Control: No es posible saber cuándo hay desviación.
Comunicaciones: La información no llega.
Planificación: La situación no ha sido considerada en el Sistema de Gestión Integral.
Control de registros: La información no se encuentra.
Recursos: Faltan herramientas, personas y materiales.
Responsabilidades: No es claro quién hace qué.
Control de documentos: No sabía que el documento había cambiado.
Seguimiento: No se verifican los resultados y sus tendencias.