PROCEDIMIENTOS VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN PERÍODO DE CONTINGENCIA
Cordial saludo,
Desde el inicio del período de aislamiento, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera comunicó el manejo a las diferentes solicitudes que deban tramitarse con esta dependencia, a continuación, se recuerda el procedimiento para:
- Entrega cuentas de cobro contratistas
- Entrega facturas
- Expedición CDP y RP
- Elaboración cuentas de cobro a terceros
- Inscripción de cuentas bancarias
La omisión de alguna de las indicaciones dadas en este documento será motivo de devolución.
- CUENTAS DE COBRO CONTRATISTAS
Las cuentas de cobro de los contratistas directos serán recibidas en formato digital o escaneadas, hasta nuevo aviso, por lo tanto, tener en cuenta:
- La documentación entregada deberá cumplir todos los requisitos establecidos en el procedimiento “GF-PR-023 – Pago a Contratistas.
- Fecha de entrega:
- Si el contratista realiza el pago de la seguridad social mes vencido, en el formato de la declaración juramentada los valores correspondientes a EPS, pensión y parafiscales deben llegar en cero.
- Entregar un solo archivo en PDF por contratista, marcado con su número de cédula.
- La relación de los contratistas en el memorando de entrega de cuentas de cobro, deber ser ordenada por número de cédula de menor a mayor.
- Las cuentas de cobro iniciales deberán ser remitidas a los correos carolina.arroyave@colmayor.edu.co y presupuestos@colmayor.edu.co, las correcciones deberán ser enviadas, dentro de las 24 horas siguientes al envío de la notificación a los correos mencionados.
- Enviar correo electrónico por cada memorando con los respectivos anexos (cuentas de cobro), indicando en el asunto el área y el número de radicado.
- FACTURAS
Para la facturación electrónica se siguen recibiendo en el correo habitual proveedores@colmayor.edu.co, y en caso de recibir facturación de sus proveedores por correo electrónico o física, deberá ser remitida junto con los parafiscales y el RUT al correo electrónico aux2.archivo@colmayor.edu.co.
Una vez el supervisor tenga la factura radicada deberá remitir a financiera todos los documentos requeridos para el pago en digital o escaneados con las respectivas firmas, dando cumplimiento al procedimiento “GF-PR-001 – Pago a Proveedores”, a los correos carolina.arroyave@colmayor.edu.co y contabilidad2@colmayor.edu.co.
Tener en cuenta el cronograma de recepción y trámite de facturas, el cual no tiene modificaciones.
- CDP y RP
Las solicitudes de CDP y RP se recibirán digitales o escaneadas con su respectivo soporte, es decir, con los estudios previos o el documento que soporte la generación de este documento, todos con las respectivas firmas a los correos carolina.arroyave@colmayor.edu.co y presupuestos@colmayor.edu.co.
Posteriormente el documento generado por el sistema será enviado por correo electrónico al solicitante y al jefe de área que se indique en la solicitud.
- ELABORACIÓN CUENTAS DE COBRO A TERCEROS
Las cuentas de cobro que se requieran para cobro a terceros se solicitan a los correos aux.tesoreria@colmayor.edu.co y tesoreria@colmayor.edu.co, posteriormente serán enviadas en formato digital al solicitante.
- INSCRIPCIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
La solicitud con su respectivo soporte deben ser enviadas en formato digital o escaneada a los correos electrónicos natalia.castillo@colmayor.edu.co y tesoreria@colmayor.edu.co.
TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN CUMPLIR LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS
- Los formatos institucionales deben ser entregados en la última versión publicada en ISOLUCIÓN.
- Estar debidamente firmados y cumpliendo en su totalidad los procedimientos mencionados.
- Ser entregados en formato PDF.
El área de Extensión y Proyección Social deberá dar cumplimiento a los procedimientos informados por Yovana Londoño el día 23 de marzo de 2020 y para la entrega de cuentas de cobro se debe tener en cuenta el cronograma ya establecido.
Atentamente,
JORGE WILLIAM ARREDONDO ARANGO
Vicerrector Administrativo y Financiero
